Tự động thu gọn văn bản trong Word trong nháy mắt

Thông thường, bạn cần thực hiện chỉnh sửa thủ công như Căn lề, giãn dòng, giãn đoạn và chỉnh kích thước chữ.. mới có thể thu gọn được văn bản. Chính vì vậy, để tiết kiệm thời gian và công sức làm việc, mình sẽ hướng dẫn các bạn thu gọn văn bản trong Word tự động bằng  việc sử dụng tính năng Shrink One Page trên Word. Cùng theo dõi và thực hiện ngay nào!!!

Ví dụ đi: Ban đầu văn bản của mình có 2 trang, tuy nhiên trang 2 có ít nội dung, nên mình muốn dồn nội dung của trang 2 lên trang 1 luôn để in.

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (1)

Cách thu gọn văn bản trong Word với tính năng Shrink One Page

Do chức năng Shrink One Page không có sẵn trên thanh công cụ truy cập nhanh (Customize Quick Access Toolbar) nên chúng ta sẽ truy cập để mở lên.

Thực hiện:

Bước 1

Bấm vào mũi tên chỉ xuống ở thanh Customize Quick Access Toolbar

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (2)

Bước 2

Bấm vào More Commands.

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (3)

Bước 3

Xuất hiện hộp thoại Word Options, ở trong mục Choose commands from => các bạn chọn là All Commands nhé.

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (4)

Bước 4

Ở khung Separator, các chọn kéo xuống và tìm đến tính năng Shrink One Page.

Gợi ý: Thay vì kéo từ trên xuống dưới để tìm, như vậy rất là lâu, các bạn kéo theo bảng chữ cái, nhấn chữ cái đầu tiên của tính năng Shrink One Page để tìm kiếm nhanh. Ở đây là phím s trên bàn phím.

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (5)

Bước 5

Tiếp theo, bạn nhấn vào nút Add để thêm chức năng Shrink One Page => khi nào công cụ Shrink One Page nằm bên phải khung là được rồi. Sau đó nhấn OK để hoàn thành việc thiết lập.

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (6)

Bước 6

Giờ trên thanh Customize Quick Access Toolbar đã xuất hiện công cụ Shrink One Page, các bạn nhấn vào công cụ để căn cho văn bản được thu gọn đến khi vừa ý là được.

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (7)

Kết quả: Văn bản đã thu gọn thành 1 trang thay vì 2 trang như lúc đầu.

cach-thu-gon-van-ban-trong-word (8)

Bản chất khi sử dụng công cụ Shrink One Page là nó sẽ làm thu nhỏ kích thước Font chữ, giảm độ giãn dòng, giãn đoạn và canh lề lại cho văn bản sao cho vừa với nội dung mà không làm mất tỷ lệ của văn bản.

Chú ý: Đối với những văn bản dài các bạn không nên lạm dụng chức năng này. Nếu thu nhỏ quá thì có thể sẽ gây khó khăn cho người đọc.

Kết luận

Như vậy là trong bài viết này mình đã hướng dẫn các bạn thu gọn văn bản trong Word tự động bằng tính năng Shrink One Page có sẵn trong Word rồi nhé.

Hy vọng kiến thức này hữu ích đối với bạn. Chúc các bạn thành công !

 

Viết một bình luận